Ein Chatbot auf der Handwerker-Website kann Anfragen auch außerhalb der Bürozeiten aufnehmen. Für Heizungs- und SHK-Betriebe ist das attraktiv. Seit dem 2. August 2026 gelten jedoch die Transparenzpflichten nach Art. 50 der EU-KI-Verordnung, und zusätzlich verlangt die DSGVO klare Informationen über die Datenverarbeitung. Dieser Beitrag zeigt, was ein Chatbot leisten kann, wo seine Grenzen liegen und was Sie vor dem Start prüfen sollten.
Stand: September 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
Das Wichtigste in Kürze
- Besucher müssen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen, sofern das nicht offensichtlich ist (Art. 50 KI-Verordnung).
- Der KI-Hinweis gehört an den Anfang des Chats, nicht in die AGB.
- Nach DSGVO brauchen Besucher Informationen zur Datenverarbeitung vor dem Chat-Start (Art. 13).
- Mit externen KI-Diensten brauchen Sie Verträge zur Auftragsverarbeitung und Klarheit über Datenübermittlungen in Drittländer.
- Ein guter Chatbot nimmt Anfragen auf, er berät nicht verbindlich und macht keine Zusagen.
Was ein Chatbot auf der Handwerker-Website leisten kann
- Anfragen strukturiert aufnehmen: Projekt, Objekt, Heizung, Zeitrahmen, Kontakt.
- Rückfragen sofort stellen, statt Angaben später hinterherzutelefonieren.
- Auch außerhalb der Bürozeiten verfügbar sein.
- Ihrem Team eine Zusammenfassung mit allen Angaben übergeben.
Welche Angaben ein solcher Chat abfragen sollte, zeigt die Checkliste für Wärmepumpen-Anfragen.
Wo seine Grenzen liegen
- Keine verbindlichen Preise oder Zusagen. Angebote, Preise und Termine bleiben Sache Ihres Teams. Der Assistent nimmt auf, er berät nicht verbindlich.
- Keine Notfälle. Für Heizungsausfälle brauchen Sie einen eigenen Weg mit Telefonnummer und Hinweis.
- Keine Fachberatung. Die technische Beurteilung bleibt beim Berater vor Ort.
- Kein Ersatz für Menschen. Der Chat entlastet bei der Erstaufnahme, das Beratungsgespräch führt Ihr Team.
Was Art. 50 der KI-Verordnung von Handwerksbetrieben verlangt
Die KI-Verordnung (EU) 2024/1689 regelt in Art. 50 Transparenzpflichten. Für Chatbots bedeutet das: Menschen müssen darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren, es sei denn, das ist aus den Umständen offensichtlich. Diese Pflichten gelten seit dem 2. August 2026.
- Betreiber statt Anbieter. Ein Handwerksbetrieb, der einen fertigen Chatbot auf seiner Website einsetzt, ist in der Regel Betreiber. Die Pflicht zur sichtbaren Offenlegung trifft dann auch ihn, nicht nur den Software-Anbieter.
- Zum ersten Kontakt. Der Hinweis muss erkennbar sein, wenn der Besucher zum ersten Mal mit dem Chat interagiert. Ein Verweis in den AGB oder in der Datenschutzerklärung allein genügt nicht.
- Nicht auf „offensichtlich“ verlassen. Ein Chat mit menschlich klingendem Namen und Foto gilt nicht automatisch als offensichtlich KI. Wer auf Nummer sicher gehen will, kennzeichnet den Assistenten deutlich.
- Bußgeldrahmen. Bei Verstößen gegen Transparenzpflichten sieht die Verordnung Bußgelder von bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes vor. Bei kleinen und mittleren Unternehmen ist die Verhältnismäßigkeit zu berücksichtigen.
Die Verordnung ist neu, und Leitlinien der EU-Kommission werden noch konkretisiert. Prüfen Sie Ihre Umsetzung deshalb mit Ihrer Rechtsberatung.
Datenschutz-Checkliste vor dem Start (DSGVO)
1. Transparenz: Information vor dem Chat
Besucher sollten vor Beginn des Gesprächs erfahren, wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist, welche Daten verarbeitet werden, wozu, und wie lange sie gespeichert werden. Verlinken Sie dafür einen Datenschutzhinweis, der zum Chat passt (Informationspflichten nach Art. 13 DSGVO).
2. Rechtsgrundlage klären
Prüfen Sie, worauf Sie die Verarbeitung stützen, etwa auf vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf eine Einwilligung. Viele Betriebe lassen den Chat-Start bewusst bestätigen und bieten eine Alternative an, falls der Besucher nicht zustimmt. Ihre Rechtsberatung sagt Ihnen, was für Ihren Fall passt.
3. Kennzeichnung als KI
Kennzeichnen Sie den Assistenten deutlich als KI-Assistenten, im Chat-Fenster und in der Begrüßung. Verwenden Sie keine Formulierungen, die einen Menschen vortäuschen.
4. Auftragsverarbeitung und Drittländer
Setzt Ihr Anbieter externe Dienste ein, zum Beispiel ein Sprachmodell, brauchen Sie geeignete Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Prüfen Sie außerdem, ob Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt werden und auf welcher Grundlage (Art. 44 ff. DSGVO).
5. Datensparsamkeit
Je weniger personenbezogene Daten an ein Sprachmodell gelangen, desto geringer ist das Risiko. Eine gute Lösung trennt Kontaktdaten vom Gespräch, das das Modell verarbeitet. Klären Sie außerdem, ob der KI-Anbieter Eingaben zum Training nutzt.
6. Speicherdauer und Betroffenenrechte
Legen Sie Aufbewahrungsfristen fest und regeln Sie, wie Betroffene Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Widerspruch verlangen können.
7. Endgerätezugriff und Datenschutzerklärung
Prüfen Sie, ob der Chat Informationen auf dem Endgerät des Besuchers speichert oder ausliest (§ 25 TDDDG), und beschreiben Sie den Chat in Ihrer Datenschutzerklärung. Auch Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten muss den Chat abbilden.
Formulierungsbeispiele
Begrüßung mit KI-Hinweis
„Guten Tag! Ich bin der KI-Assistent der Muster Heizung GmbH (frei erfundenes Beispiel). Ich nehme Ihre Anfrage auf und übergebe sie an unser Team. Ich mache keine verbindlichen Angebote. Möchten Sie den Chat starten oder lieber anrufen?“
Bestätigung vor dem Start
„Ihre Angaben werden zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Details finden Sie in unserem Datenschutzhinweis. [Einverstanden – Chat starten] [Nicht einverstanden]“
Alternative bei Ablehnung
„Kein Problem. Sie erreichen uns telefonisch unter … oder per E-Mail an …“
Die Beispiele zeigen drei Bausteine: KI-Kennzeichnung, Information vor dem Start und eine Alternative ohne Chat.
Kurzcheck vor dem Livegang
- Der Chat ist als KI erkennbar, im Fenster und in der Begrüßung.
- Der Datenschutzhinweis ist vor dem Start verlinkt.
- Es gibt eine Alternative zum Chat (Telefon, E-Mail).
- Die Datenschutzerklärung beschreibt den Chat und den KI-Dienst.
- Verträge zur Auftragsverarbeitung liegen vor.
- Kontaktdaten gelangen nicht in das Sprachmodell, oder die Übermittlung ist geregelt.
- Aufbewahrungs- und Löschfristen sind festgelegt.
- Notfälle werden nicht über den Chat abgewickelt.
So geht Auftrivo damit um
- Der Chat startet erst nach einer ausdrücklichen Bestätigung. Wer nicht zustimmt, sieht stattdessen Telefon und E-Mail des Betriebs.
- Ein Datenschutzhinweis mit den Angaben des jeweiligen Betriebs ist vor dem Start verlinkt.
- Der Assistent ist als KI-Assistent gekennzeichnet.
- Kontaktdaten wie Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse werden nicht an das Sprachmodell übergeben.
Das nimmt Ihnen die eigene Prüfung nicht ab. Entscheidend bleibt, dass Ihre Datenschutzerklärung den Chat korrekt beschreibt. Den Ablauf sehen Sie in der Live-Demo. Wie sich ein Chat im Vergleich zum Kontaktformular schlägt, steht im Beitrag Kontaktformular oder Chatbot für Handwerker.
Häufige Fragen
Muss ich als Handwerker meinen Chatbot als KI kennzeichnen?
In der Regel ja. Besucher sollen erkennen können, dass sie mit einer KI sprechen, es sei denn, das ist offensichtlich. Verlassen Sie sich nicht darauf, sondern kennzeichnen Sie den Chat deutlich. Lassen Sie Ihre Konstellation von Ihrer Rechtsberatung prüfen.
Wo muss der KI-Hinweis stehen?
Beim ersten Kontakt mit dem Chat: im Chat-Fenster und in der Begrüßungsnachricht. Ein Hinweis nur in den AGB oder in der Datenschutzerklärung reicht nicht.
Brauche ich eine Einwilligung für den Chat?
Das hängt von Ihrer Rechtsgrundlage und Ihrer Umsetzung ab. Viele Lösungen lassen den Besucher den Chat bewusst starten und bieten eine Alternative ohne Chat an.
Muss ich meine Datenschutzerklärung anpassen?
Ja. Beschreiben Sie den Chat, die verarbeiteten Daten, den Zweck, die Rechtsgrundlage, eingesetzte Dienstleister, mögliche Drittlandübermittlungen und die Speicherdauer.
Darf der Chatbot Preise nennen?
Er sollte keine verbindlichen Preise oder Zusagen machen. Angebote erstellt Ihr Team nach der Besichtigung.
Was passiert, wenn ich nichts unternehme?
Bei Verstößen gegen die Transparenzpflichten sind Bußgelder möglich, und auch Wettbewerber oder Verbände können abmahnen. Kleine Betriebe sollten deshalb vor dem Start prüfen, ob KI-Hinweis und Datenschutzinformation vorhanden sind.
Fazit
Ein Chatbot auf der Handwerker-Website ist rechtlich beherrschbar, wenn drei Dinge stimmen: ein deutlicher KI-Hinweis am Anfang, eine Datenschutzinformation vor dem Start und saubere Verträge mit den eingesetzten Dienstleistern. Halten Sie den Chat auf die Aufnahme von Anfragen beschränkt, und prüfen Sie Ihre Umsetzung mit Ihrer Rechtsberatung.
Stand: September 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.